- Từ bỏ Microsoft team, google sheet đến Dữ liệu thị trường thời gian thực – Bước ngoặt phối hợp toàn cầu bằng SlimCRM”
1️⃣ Bối cảnh & Thách thức
Ngành: Xuất nhập khẩu hàng công nghiệp – tiêu dùng.
Đội ngũ:
Market Team: Hoạt động tại thị trường châu Mỹ, thu thập nhu cầu, thông tin giá cả thị trường và nhu cầu đối tác cũ trong kế hoạch tiêu thụ (chủ yếu người nước ngoài / người bản địa).
Sales Admin Việt Nam: Chuẩn bị phương án, phụ trách lên phương án báo giá trên cơ sở lựa chọn / thương thảo với Nhà cung cấp, điều phối đơn hàng để đáp ứng nhu cầu khách hàng.
Trước khi có SlimCRM:
Trao đổi qua Microsoft Teams kết hợp dữ liệu thị trường trên google sheet & email rời rạc → không ai nắm được “bức tranh thị trường tổng thể”, dễ bỏ sót thông tin.
Sales Admin thường báo giá chậm hoặc lệch vì không nhận kịp thông tin từ đội thị trường ở Nước ngoài.
Không có dữ liệu lịch sử để dự báo sản lượng hay đánh giá khách hàng tiềm năng.
Các vùng thị trường hoạt động gần như độc lập → ban lãnh đạo khó ra quyết định nhanh.
🎯 Mục tiêu đặt ra: Kết nối thông tin thị trường – khách hàng – Trao đổi phương án báo giá (Qua lại giữa đội Thị trường bên Nước Ngoài và Sales Admin tại Việt nam) trong một nền tảng thống nhất, giúp 2 đội phối hợp như cùng ngồi một văn phòng.
2️⃣ Giải pháp triển khai SlimCRM
🔹 Cấu trúc dữ liệu & phân vai
Tạo module riêng “Cơ hội thị trường (Market Leads)” cho đội thị trường nước ngoài (Market team) nhập dữ liệu trực tiếp trên app SlimCRM (qua mobile, máy tính, web form): Mặt hàng – Sản lượng – Giá dự kiến – Khách hàng tiềm năng – Ghi chú nhu cầu thị trường…vv..
Thiết lập pipeline theo đặc thù đơn vị “Liên hệ - Báo giá - Đàm phán – Chuẩn bị hàng – Chốt đơn – Giao hàng”
Phân vai người dùng:
Nước Ngoài (Market team Rep): Nhập dữ liệu, cập nhật thị trường.
Sales Admin Việt Nam: Nhận thông tin hàng ngày, tao đổi / phản hồi báo giá, tư vấn thương thảo, chuẩn bị đơn hàng.
Manager: Theo dõi dashboard, đánh giá xu hướng từng vùng với trợ lý AI.
🔹 Quy trình vận hành thực tế
Đội Nước Ngoài nhập dữ liệu thị trường mỗi ngày (theo thời gian thực) → SlimCRM tự động tổng hợp.
Sales Admin tại Việt Nam truy cập pipeline + Màn hình tổng hợp báo cáo tình hình thị trường → xem báo cáo Tình hình thị trường & tổng quan cơ hội mới, đọc chi tiết báo cáo “Ghi chú” thị trường, tương tác trao đổi lại với nhóm thị trường, lập phương án tính toán giá và cung ứng phù hợp theo tồn kho, khả năng cung ứng của nhà cung cấp & logistics.
Hai bên trao đổi, đính kèm file báo giá ngay trong từng “deal” (không cần chat rời), sớm mỗi ngày thị trường Nước Ngoài đã có thông tin phản hồi.
Market team Cập nhật tình hình xác nhận từ khách hàng, Sales admin chuyển sang trạng thái “Đơn hàng dự kiến” → kho & kế toán, mua hàng…. chủ động chuẩn bị.
Ban lãnh đạo có báo cáo realtime về thị trường, doanh số, tiến độ từng khu vực.
4️⃣ Kết quả sau 3 tháng vận hành
| Chỉ số | Trước | Sau khi dùng SlimCRM |
|---|
| Thời gian phản hồi báo giá | 1-2 ngày | ≤ 8 giờ |
| Tỷ lệ cơ hội có thông tin thị trường đầy đủ | ~40% | 98% |
| Rủi ro báo giá sai / chậm | Cao | Giảm 50% |
| Số đơn hàng chốt nhanh trong quý II | --- | Tăng 18% |
| Thời gian họp cập nhật tuần | 2 giờ | Còn 5 phút, nhờ dashboard realtime |
“Trước đây, mỗi lần nhân viên Thị trường Nước ngoài gửi thông tin tổng hợp thị trường mới là phải họp lại toàn bộ. Giờ mọi dữ liệu đã nằm trên SlimCRM – dễ nhìn, dễ chốt, không còn cảnh ‘ai nắm thông tin trước thì thắng’.”
— Phó Giám đốc Kinh doanh, Công ty…. Corp.
5️⃣ Bài học cho các doanh nghiệp tương tự
| Tình huống doanh nghiệp | SlimCRM giúp thế nào |
|---|
| Xuất nhập khẩu đa quốc gia | Đồng bộ dữ liệu thị trường và báo giá giữa các khu vực |
| Phân phối hàng hoá có biến động giá liên tục | Tự động cảnh báo thay đổi, giúp báo giá kịp thời |
| Đội thị trường ở xa, người nước ngoài (bản địa) khó quản lý | Mobile App SlimCRM cập nhật dữ liệu theo thời gian thực |
| Ban lãnh đạo cần tầm nhìn toàn cục | Dashboard và báo cáo tự động đa chiều (thị trường, sản phẩm, khách hàng) |
6️⃣ Kết luận
SlimCRM giúp Công ty …ABC.. Corp biến dữ liệu thị trường từ “manh mún” thành “tài sản chiến lược”, cho phép phối hợp trơn tru giữa đội Thị trường tại nước ngoài và Sales Admin tại Việt Nam.
Từ chỗ phản ứng bị động → chuyển sang chủ động ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế.
SlimCRM = XRM + AI DATA HUB → Tối ưu + Tự động + Tăng trưởng
Nền tảng duy nhất giúp SME Việt vừa quản lý – tối ưu vận hành, vừa chuẩn hóa dữ liệu để khai thác AI hiệu quả.
