1. Bối cảnh thực tế
Câu chuyện quen thuộc ở hầu hết doanh nghiệp nhỏ:
Mỗi khi có khách hàng chuyển khoản, ngân hàng gửi thông báo vào app hoặc SMS,
→ Sếp hoặc kế toán chụp màn hình, gửi vào group Zalo,
→ Sales hoặc kế toán lại phải vào CRM (hoặc nếu chưa có CRM thì mở Excel / Google Sheet) để tạo thủ công khoản thanh toán,
→ Sau đó sales nhắn lại cho khách trên Zalo để xác nhận đã nhận tiền.
Quy trình này tưởng đơn giản nhưng lại tốn rất nhiều thời gian, dễ sai sót và khiến trải nghiệm khách hàng không tốt:
Khách hàng thường phải hỏi lại “Bên mình nhận được chưa ạ?”
Sales thì phải dò tìm từng giao dịch.
Kế toán lẫn sếp đều mệt mỏi vì việc lặp lại hàng ngày.
Đó chính là lý do SlimCRM đã triển khai luồng tự động cập nhật giao dịch chuyển khoản — để tất cả các bước thủ công trên được gỡ bỏ hoàn toàn.
2. Giải pháp: SlimCRM + SePay
SePay là dịch vụ trung gian giúp đồng bộ dữ liệu giao dịch từ nhiều ngân hàng về một nơi.
Khi kết hợp với SlimCRM, mỗi lần có chuyển khoản mới, hệ thống sẽ tự động:
| Bước | Mô tả quy trình | Công cụ xử lý |
|---|
| 1️⃣ | Sales gửi hóa đơn từ SlimCRM cho khách qua email hoặc Zalo | SlimCRM |
| 2️⃣ | Khách quét mã QR VietQR để thanh toán | Ngân hàng / SePay |
| 3️⃣ | SePay phát hiện giao dịch mới → gửi thông tin qua Webhook | SePay |
| 4️⃣ | SlimCRM nhận dữ liệu, tự động tạo phiếu thanh toán và gắn vào hóa đơn | SlimCRM |
| 5️⃣ | Hệ thống gửi xác nhận thanh toán cho khách qua email / SMS / Zalo OA | SlimCRM |
| 6️⃣ | Sales nhận thông báo “Khách hàng A đã thanh toán hóa đơn #HD00123” | SlimCRM |
| 7️⃣ | Báo cáo tài chính được tổng hợp tự động theo ngày / tuần / tháng | SlimCRM |
Luồng thực hiện sau khi tự động hóa
Không chỉ tự động hóa mà còn nâng cao trải nghiệm khách hàng
- Thay vì nhập số tài khoản, (1) nhập số tiền và (2) mô tả giao dịch rồi (3) chờ xác nhận thì giờ chỉ cần quét qr và được cập nhật thanh toán NGAY LẬP TỨC
3. Thiết lập thực tế
🔹 Trên SePay
Đăng ký tài khoản tại https://sepay.vn (miễn phí).
Kết nối ngân hàng (MB, BIDV, Vietcombank, v.v…).
- Sepay hiện miễn phí 50 giao dịch mỗi tháng cho 9 ngân hàng MB, Vietintbank, ACB…
- Khi vượt số lượng giao dịch thì Sepay tính 700đ cho mỗi thông báo
- Với ngân hàng Vietcombank bạn cần nâng cấp lên gói TẤT CẢ CÁC NGÂN HÀNG với chi phí ~ 1.000.000đ / tháng
Vào menu Webhooks → Thêm Webhook mới:
🔹 Trên SlimCRM
1 - Thêm phương thức thanh toán:
Hệ thống > Tài chính > Phương thức thanh toán > Thêm mới.
- Điền thông tin ngân hàng, số tài khoản (đã tích hợp SePay).
2 - Cấu hình cổng VietQR:
Hệ thống > Cài đặt > Cổng thanh toán > VietQR.
Mã BIN: chọn đúng ngân hàng.
Số tài khoản: khớp với SePay.
Nội dung chuyển khoản: thêm {number} để SlimCRM tự động nhận diện mã hóa đơn.
4. Kết quả thực tế
✅ Khách hàng chỉ cần quét QR và chuyển tiền, không cần gửi ảnh hay nhắn tin xác nhận.
✅ SlimCRM tự động ghi nhận thanh toán, cập nhật hóa đơn, gửi thông báo xác nhận cho khách và sales.
✅ Bộ phận kế toán và ban giám đốc có thể xem báo cáo doanh thu, công nợ, dòng tiền theo thời gian thực.
✅ Doanh nghiệp tiết kiệm 100% thời gian đối soát thủ công, giảm sai sót xuống gần như 0.
5. Giá trị mang lại
| Trước đây | Sau khi tích hợp SlimCRM + SePay |
|---|
| Nhận tin SMS rồi nhập tay vào CRM hoặc Excel | Tự động đồng bộ giao dịch từ ngân hàng |
| Sales phải xác nhận thủ công với khách | Hệ thống gửi thông báo tự động |
| Dễ nhầm lẫn, trễ xác nhận | Chính xác tuyệt đối, thời gian thực |
| Mất 1–2h/ngày xử lý thanh toán | Hoàn toàn tự động, chỉ cần xem báo cáo |
| Khách hỏi lại nhiều lần | Trải nghiệm dịch vụ chuyên nghiệp, rõ ràng |
6. Kết luận
Đây là ví dụ điển hình về AI Automation trong tài chính doanh nghiệp – nơi mọi thao tác thủ công đều được tự động hóa từ đầu đến cuối.
“Chuyển khoản xong, mọi thứ tự động chạy.”
Đó là trải nghiệm mà SlimCRM đang mang lại cho hàng trăm doanh nghiệp SME Việt Nam mỗi ngày.
💬 Cần hỗ trợ thiết lập hoặc tư vấn trực tiếp?
Hãy liên hệ nhân viên sales phụ trách của bạn, hoặc nhắn tin qua Zalo: 👉 https://zalo.me/slimcrm
